Cont de plată electronice (ing. Electronic invoice, or e-Invoice) – este o cont digitală de plată care este transferată de la un sistem informațional la altul, de exemplu, din programul de contabilitate al unei întreprinderi în programul de contabilitate al unei contrapărți sau o institutie guvernamentala.
Beneficii: Economisiți timp, reduceți costurile în sectorul privat sau public, reduceți erorile la introducerea datelor într-un program de contabilitate.
Scopul este minimalizarea volumului de lucru și timp, necesar pentru crearea și expedierea contului de plată plătitorului (cumpărătorului). Serviciul e-Cont.md face cea mai mare parte a muncii pentru oameni. În plus, nu este nevoie să tipăriți o cont de plată, să o trimiteți prin e-mail (sau într-un alt mod), să o introduceți într-un program de contabilitate.
Billing (e-Invoicing avansat) este procesul de generare a conturi pentru clienți în mod regulat sau ad-hoc, în funcție de tipul de plan ales de client.
Invocing pentru furnizor este un proces pas cu pas de solicitare a plății de la clienți prin emiterea conturi de plată.
Sistemul de emiterea conturi de plată electronică ar trebui să permită, potențial, implementarea unei proceduri complexe de facturare. Automatizarea sistemului de conturi de plată va îmbunătăți eficiența proceselor de afaceri din companie prin reducerea timpului petrecut cu gestionarea conturi și eliminarea eventualelor erori.
Ce sistem de emiterea conturi de plată automată ar trebui să ofere de obicei, vezi AICI.
Creanțe comerciale (ing. Accounts receivable, A/R) - o datorie față de o întreprindere, organizație sau instituție de la persoane juridice sau persoane fizice care sunt debitorii acestora, debitori, i.e. datorii de primit.
Conturile de încasat apar atunci când bunurile (lucrări, servicii) sunt vândute, dar fondurile pentru acestea nu au fost încă primite sau când plata în avans a fost plătită furnizorului, dar bunurile (lucrări, servicii) nu au fost încă primite. pe seama lui.
SNC 2020 Moldova - Standardul Naţional de Contabilitate „Creanţe şi Investiţii financiare” (SNC_7_118)
Definiţii
4. În prezentul standard noţiunile utilizate semnifică:
Creanţe – drepturi ale entităţii ce decurg din tranzacţii sau evenimente trecute şi din stingerea cărora se aşteaptă intrări (majorări) de resurse care încorporează beneficii economice.
Creanţe comerciale şi avansuri acordate:
17. Creanţele comerciale cuprind creanţele privind bunurile vîndute, serviciile prestate şi lucrările executate.
18. Creanţele comerciale se contabilizează pe măsura livrării bunurilor, prestării serviciilor şi executării lucrărilor ca majorare concomitentă a creanţelor şi veniturilor, după caz, a datoriilor curente.
Datorii comerciale (ing. Accounts payable, A/P) - reprezintă datoria unei entități (întreprindere, organizație, persoană fizică) față de alte persoane, pe care această entitate este obligată să o ramburseze, i.e. datorii de plată.
Conturile de plătit apar atunci când se primește o plată în avans de la cumpărători, dar bunurile (lucrări, servicii) nu au fost încă vândute sau dacă bunurile (lucrări, servicii) au fost primite de la furnizor, dar fondurile pentru acestea nu au fost încă plătite.
SNC 2020 Moldova - Standardul Naţional de Contabilitate „Capital propriu și datorii” (SNC_9_118)
Definiţii
4. În prezentul standard noţiunile utilizate semnifică:
Datorii – obligaţii actuale ale entităţii ce decurg din fapte economice anterioare şi prin stingerea (decontarea) cărora se aşteaptă să rezulte o ieşire (diminuare) de resurse care încorporează beneficii economice.
Datorii comerciale:
45. Datoriile comerciale includ datoriile faţă de:
1) furnizori privind bunurile şi serviciile procurate;
2) cumpărători privind avansurile primite în contul livrării ulterioare de bunuri şi servicii etc.
Scadența creanțelor (ing. DSO sau Days sales outstanding, există și Days Receivable, Average Collection Period, Average Debtor Days) - un indicator utilizat de o companie pentru a evalua volumul creanțelor restante.
Acesta este numărul mediu de zile necesare unei companii pentru a primi plata pentru o vânzare.
Este egal cu raportul dintre numărul de zile din perioada de raportare și cifra de afaceri a creanțelor. Indicatorul convertește cifra de afaceri a creanțelor în echivalentul acesteia, exprimat în zile.
De regulă, scadența creanțelor se calculează lunar.
Managementul creanțelor (ing. Accounts Receivable Management) - este procesul de acordare a creditului clienților, emiterea de facturi precise și colectarea plăților la timp de la clienți. Acesta este un set de politici și proceduri pe care o companie le urmează pentru a gestiona vânzările de credit. Gestionarea conturilor de încasat începe cu o evaluare a creditului și se termină cu un proces de colectare.
Un sistem sigur de gestionare a creanțelor urmează să fie bazat pe „un singur standard de credit”, pe „un termen de creditare” (corespunzător domeniului de activitate) și pe „un program de colectare a creanțelor”.
Automatizarea gestionării creantelor comerciale este automatizarea procesului de colectare și gestionare a creanțelor comerciale. Aceasta este o procedură complexă, care constă în general din următoarele aspecte:
Automatizarea contabilității datorii comerciale este automatizarea procesului de primire a conturilor de plata electronice, aprobarea conturilor de plata, procesarea informatiilor despre plati, verificarea conturilor cu platile si accesarea rapoartelor.
Toate conturile de plată sunt stocate în cloud, într-un singur loc.
Contabilității datorii comerciale include patru componente:
Comandă de cumpărare (Comanda clientului) (ing. Sales order) - un document care confirmă comanda clientului și începe procesul de onorare a comenzii. Atunci când este plasată o comandă, compania trebuie să verifice dacă are suficient stoc pentru a finaliza comanda sau suficientă forță de muncă și consumabile pentru a finaliza serviciul. Dacă poate plasa o comandă, persoana responsabilă trebuie să plaseze o comandă de vânzare și să trimită un exemplar cumpărătorului ca confirmare a comenzii și să păstreze cealaltă copie ca document intern pentru a iniția procesul de comandă.
Spre deosebire de o factură de plată, o comandă de vânzare nu este o solicitare de plată din partea clientului dvs. Aceasta este pur și simplu o confirmare că comanda a fost acceptată și este în curs de procesare. Dupa procesarea si trimiterea comenzii sau prestarea serviciului, clientului i se va factura plata. Utilizarea comenzilor de vânzare pentru a gestiona conturile de încasat devine mai importantă pe măsură ce afacerea dvs. mică crește și comunicarea între departamente devine mai complexă.
Actul de verificare a decontărilor reciproce cu contrapărți (ing. The act of reconciliation of mutual settlements with counterparties) – este un document care este întocmit de departamentul de contabilitate al unei organizații pentru a reconcilia decontările reciproce între părți (organizații, antreprenori individuali etc.) pentru o anumită perioadă de timp (lună, trimestru, an).
Un act de verificare a decontărilor reciproce este un document contabil care reflectă:
Actul NU este un document primar, deoarece NU confirmă faptul plății fondurilor către o altă persoană, iar utilizarea lui nu modifică în niciun fel situația financiară a părților.
De fapt, acesta este un document tehnic, a cărui utilizare este în majoritatea cazurilor o inițiativă voluntară a contabilului.
Se recomandă utilizarea acestuia în următoarele situații:
Datele reflectate în actul decontărilor reciproce de către entitatea-vânzător urmează să coincide cu informația contragentului.
Dacă se constată discrepanțe în acreditări, discrepanțe sunt înregistrate în partea finală a documentului.
Actul de verificare a decontărilor reciproce indică recunoașterea datoriei de către contraparte.
Întreținerea centrată pe fiabilitate (ing. Reliability-centered maintenance, RCM) - este un concept de planificare a întreținerii pentru a se asigura că sistemele continuă să realizeze ceea ce au nevoie utilizatorii lor în contextul lor actual de lucru. Implementarea cu succes a RCM va duce la creșterea eficienței costurilor, a fiabilității, a timpului de funcționare a echipamentelor și la o mai bună înțelegere a nivelului de risc pe care îl gestionează o organizație.
Planul de conturi contabile (ingl. Chart of Accounts, COA) - reprezintă un instrument de organizare financiară, care oferă o listă completă a tuturor conturilor din registrul general al unei companii, divizat în subcategorii.
Este dezvoltat în fiecare țară separat.
Ministerul Finanțelor Republicii Moldova, Ordin Nr. 119, din 06-08-2013, privind aprobarea Planului general de conturi contabile
Planul general de conturi contabile este elaborat în baza Standardelor Naţionale de Contabilitate (SNC) şi a altor acte normative contabile, ţinînd cont de cerinţele de prezentare a informaţiilor în situaţiile financiare şi necesităţile informaţionale ale entităţii.
Planul general de conturi contabile se extinde asupra entităţilor care ţin contabilitatea în partidă dublă, cu excepţia entităţilor care aplică Standardele Internaţionale de Raportare Financiară (IFRS), şi instituţiilor publice.
Planul general de conturi contabile reglementează modul de înregistrare a faptelor economice în conturi care rezultă din prevederile SNC şi altor acte normative contabile. Înregistrarea faptelor economice în conturi se efectuează în funcţie de conţinutul economic al acestora, cu respectarea principiilor, normelor şi politicilor contabile ale entităţii.
